Подать объявление
Замечания и предложения
по работе сайта принимаем
по телефону 348-444.
Назад

Как организовать идеальное рабочее пространство

У нас есть для вас две новости, как обычно – хорошая и не очень. Начнем с плохой: на любой работе что-то будет вас раздражать. Хорошая: скорее всего, раздражитель можно устранить либо уменьшить его влияние на вас. По статистике, больше всего сотрудников в офисах бесят внешние раздражители – разговоры, звонки, звуки – или неудачное рабочее пространство: например, неудобное рабочее место, беспорядок на столе, множество «важных» бумаг. Сегодняшняя статья – о том, как со всем этим разобраться.

Избавьтесь от раздражителей

Очень часто как на работе, так и в быту нас раздражают мелочи, которые можно исправить за несколько минут. Например, отрегулировать высоту стула, вкрутить лампочку поярче, попросить коллегу слушать музыку в наушниках, вызвать сисадмина, чтобы настроил вам нужную программу. В течение недели или месяца записывайте, что вызвало ваше раздражение во время работы. Очень вероятно, что в этом списке регулярно будут встречаться записи типа «вентиляция дует» или «лампочка мигает». Просто исправьте это.

Но есть раздражители, от которых так просто не избавиться.

Шумные коллеги

Это проклятие любого опенспейса. Кто-то обязательно решит поделиться своими впечатлениями о вчерашнем футбольном матче или обсудить новые айфоны как раз тогда, когда вы пытаетесь сконцентрироваться над отчетом по аналитике.

Для начала попросите окружающих вести себя тише. Люди обычно реагируют на такие просьбы, и на какой-то срок это поможет. Другой способ не слышать разговоры – наушники с шумоподавлением. Ну и третий способ (самый радикальный) – поменять рабочее место в офисе или обсудить с руководителем возможность работать удаленно.

Звонки чужих телефонов

Чужие рингтоны – еще один из главных раздражителей в офисном пространстве. Переведите свой телефон в беззвучный режим и предложите коллегам сделать то же самое, а телефонные переговоры или звонки по скайпу проводить в отдельном помещении. Конечно, будет проще реализовать это, если вы работаете в маленькой команде. В большом отделе для начала предложите сделать это коллегам, которые сидят рядом с вами.

Конечно, реализовать это будет сложно, если в одном кабинете собрались люди, работа которых и состоит именно в совершении звонков - например, рекламные агенты.  Но по крайней мере свести к минимуму неудобства коллег даже в этом случае будет вполне реально, если хотя бы убрать звук мобильных телефонов.

Неудачное рабочее место

Сидеть спиной к двери или к проходу некомфортно, потому что каждый проходящий за спиной может заглянуть вам в экран. Сидеть прямо напротив двери тоже не очень приятно – так каждый, кто заходит в помещение, автоматически воспринимает вас как справочное бюро. Лучше всего сидеть боком к двери или проходу. Если повернуть стол не получается, разграничить пространство можно с помощью тумб или растений в больших горшках.

Организуйте рабочее пространство

Идеальное рабочее место – то, где ничего не отвлекает от работы. Все, что есть у вас на рабочем столе и рядом, должно способствовать концентрации и помогать работать лучше.

Если ваш рабочий стол захламлен, начните с чистого листа – просто уберите с него все, кроме критически важных для работы предметов: компьютера, клавиатуры, мыши, телефона. Протрите столешницу. Разберите все, что лежало на столе: все ненужные документы отправьте в мусорную корзину, нужные – отсканируйте, а оригиналы отправьте в соответствующие папки (и тоже уберите со стола).

Главное правило порядка на рабочем столе: не держать на нем то, что никак не помогает работе и засоряет пространство. Возьмите за правило раз в месяц проводить ревизию и выбрасывать со стола все ненужное.

Канцелярия, провода и другие мелочи

Проверьте на работоспособность всю канцелярию, оставшееся богатство сложите в ящик или в специальный стакан для ручек и карандашей. Не держите ничего про запас. Понадобится новое – возьмете у секретарей.

Очень часто на рабочем столе лежит много проводов: от клавиатуры, мышки, зарядных устройств и так далее. Чтобы они не путались и не мешались, постарайтесь по максимуму убрать их за пределы рабочего стола. Для этого существуют специальные крепления. А системный блок, к которому крепится большинство проводов, лучше держать под столом.

Чем меньше украшений на вашем рабочем столе, тем лучше – ничего не будет отвлекать. Если на поверхности вашего стола много мелочей – они будут создавать беспорядок.

Планирование и стикеры

Если вам часто приходится запоминать и записывать разные вещи, установите рядом с рабочим местом доску для планирования. Удобно разделить ее на несколько граф – «Задачи», «Приоритет», «В работе», «Готово» – и перемещать в этих графах стикеры с задачами. Так все ваши дела всегда будут перед глазами.

Если вы используете цветные стикеры в качестве напоминаний, не увлекайтесь ими. Иначе переусердствуете и рабочее место будет напоминать наряженную елку.

Свет, стул и корзина для мусора

Свет – это очень важно. Лампа должна находиться слева, если вы правша. Если света недостаточно, глаза устают, а продуктивность снижается. Точно так же на продуктивность могут влиять неправильные настройки монитора. Отрегулируйте на нем яркость, а заодно высоту и наклон. Вроде мелочь, но может оказаться, что нагрузка на глаза станет меньше, и работать будет проще.

Купите эргономичный рабочий стул с удобной спинкой и подлокотниками, если работаете дома. Если вы работаете в офисе и покупать туда стул не собираетесь, отрегулируйте высоту и наклон спинки у существующего стула.

Обязательно держите возле рабочего стола корзину для мусора. Отправляйте туда ненужные бумаги, фантики, использованные канцтовары и прочий мусор сразу же, не накапливая их на столе. Не надейтесь, что оставите эту ручку, а потом просто поменяете чернила, просто купите новую ручку...

Система хранения

Если вы часто работаете с документами, надо придумать, как их хранить. Если бумаг не очень много, хватит одного лотка для сортировки или нескольких папок. Если документооборот большой – заводите папки для каждого вида документов, подписывайте их и сортируйте так, как вам угодно: можно по дате, а можно по теме, например по одному контрагенту. Главное, чтобы вы всегда знали, как найти те или иные счета.

Все документы, которыми редко пользуетесь, уберите подальше: в ящик стола или в архив. Те, которые требуются регулярно, держите под рукой.

Важные документы сканируйте и сохраняйте на компьютере. Если нет сканера – просто фотографируйте их на смартфон и сохраняйте. Придумайте систему хранения файлов на компьютере. Их количество обычно стремится к бесконечности. Мы советуем искать все файлы через банальный поиск, встроенный в операционную систему. Для этого требуется одно: при сохранении файла вносить в его название ключевые слова.

Начать называть все файлы с ключевыми словами может быть непросто. Но если завести такую привычку, через какое-то время не понадобится открывать 20 папок подряд в поисках нужного документа.

Отдельные советы

Как мы писали в начале статьи, музыка одним людям помогает сконцентрироваться, а другим категорически мешает. Если вы относитесь к первой категории – помните о тех, кто во второй. Если в помещении, где вы работаете, есть кто-то еще – слушайте музыку только в наушниках. Это одно из главных правил офисного этикета.

Музыка помогает, когда надо выполнять однообразные задачи: оформить большой пакет документов, завести одинаковые счета. Если вы регулярно работаете с подобными задачами, попробуйте делать это под музыку – возможно, это повысит продуктивность. 

Заведите на своем рабочем месте блокнот для записей. Полезно всегда иметь перед собой список дел, которыми вы сегодня занимаетесь. Сюда же можно записывать входящую информацию перед тем, как ее рассортировать, чтобы ничего не забыть.

Творческий беспорядок

Однако все индивидуально. Если вы много лет работаете за столом, который завален так, что вас за ним не видно, а с продуктивностью у вас при этом все в порядке, и при этом ваш «творческий беспорядок» никого из окружающих не напрягает – расслабьтесь и работайте дальше.

Источник: HeadHunter


Статья опубликована в № 47 (421) от 21.11.2016